KI gestützte Bürokommunikation in MS 365
MS Outlook und MS Copilot (Chat)

Optimierung von Arbeitsabläufen: Microsoft Outlook gehört zu den zentralen Werkzeugen im Büroalltag. In Kombination mit MS Copilot (Chat) erweitert sich die Anwendung um KI‑gestützte Unterstützung bei E‑Mail‑Kommunikation, Terminplanung und Aufgabenorganisation. Textentwürfe, Zusammenfassungen und Strukturvorschläge lassen sich direkt im Arbeitskontext erzeugen. Dadurch entstehen klarere Kommunikationsprozesse und eine spürbare Entlastung bei täglich wiederkehrenden Tätigkeiten.

Behandelt werden typische Einsatzszenarien aus dem beruflichen Alltag: das Verfassen und Überarbeiten von E‑Mails, die Priorisierung von Nachrichten, die Vorbereitung von Besprechungen sowie die strukturierte Kalenderarbeit. Die Integration von Copilot in Outlook ermöglicht eine kontextbezogene Nutzung, da Inhalte aus E‑Mails, Terminen und Aufgaben zusammengeführt werden. Produktivitätsgewinne entstehen durch bessere Übersicht und effizientere Bearbeitung in der Produktivitätscloud (Microsoft 365).

Highlights:

• E‑Mail‑Entwürfe und Überarbeitungen

• Zusammenfassungen von E‑Mail‑Threads

• Intelligente Terminplanung

• Strukturierte Kalenderarbeit

• Effiziente Aufgabenorganisation

Methodik: Präsentation relevanter Inhalte, aktive Diskussion, angeleitete Reflexions- und Transferphasen sowie interaktive Übungen: „Reflection in Action!“

Einordnung: „MS Outlook und MS Copilot (Chat)“ fokussiert klassische Anforderungen der Büro‑ und Verwaltungsarbeit. Der Einsatz der nativen KI von Microsoft unterstützt bestehende Arbeitsweisen erheblich.

Teilnahmevoraussetzung / Online-Zugang:

Als Videokonferenzsoftware wird eine datenschutzkonforme ZOOM-Lizenz eingesetzt, die eine Lernumgebung mit zahlreichen Optionen zur Interaktion garantiert. Für Interessentinnen und Interessenten, die bisher noch nicht mit ZOOM gearbeitet haben, besteht zu jeder Zeit unter der Internetadresse https://zoom.us/test die Möglichkeit eines direkten Zugriffs auf die ZOOM-Testumgebung. Die parallele Mitarbeit wird durch den Einsatz eines zweiten Monitors oder auch Endgeräts, etwa eines Tablet-Computers, für die ZOOM-Übertragung deutlich vereinfacht.